Atribuțiile unui secretar în organizație

Performanța oricărei organizații depinde de eforturile depuse de secretari. Atribuțiile unui secretar includ îndeplinirea responsabilităților generale de bază, organizatorice și regulate de birou pentru firmă, diferite departamente și executiv. Aceștia ajută la gestionarea front office-ului și, de asemenea, la gestionarea chestiunilor administrative. Îndatoririle unui secretar de cele mai multe ori trec neobservate de public. Cu toate acestea, ele joacă un rol crucial în organizarea și menținerea organizației pe drumul cel bun

Ne angajăm într-o misiune de a arăta importanța secretarilor în buna desfășurare a organizației și în gestionarea altor sarcini organizaționale. Unele dintre rolurile interpretate sunt necunoscute de multe persoane. Rolurile lor merg mai departe decât să ia notițe și să răspundă la telefon. Profesia a parcurs un drum lung pentru a deveni esențială pentru toate operațiunile de luare a deciziilor în organizație.

Responsabilitatile unui secretar

Munca a secretarei diferă în funcție de domeniu. Totuși, aceștia îndeplinesc sarcini similare din domeniile medical, juridic până la secretarii de companie. Abilitățile secretarilor de înaltă competență sunt la mare căutare în industria actuală. Adesea este plin de programe de lucru aglomerate și termene limită strânse.

Citeste si

Lucrătorii mortuari fac grevă în Ghana - Motive și ultimele știri

Exemple de titluri de post de secretar

• Secretar
• Secretar legal
• Secretar executiv
• secretar (part-time)
• Recepţioner

Care sunt sarcinile de secretariat?

Mulți oameni confundă adesea rolul unei secretare cu un asistent personal. Cu toate acestea, în teorie, rolurile unui asistent personal sunt diferite de cele ale unei secretare. O secretară necesită abilități și competențe puternice, spre deosebire de un asistent personal. Un secretar îndeplinește sarcini complexe care afectează funcționarea de bază a organizației.

Atribuțiile secretarului de birou variază în funcție de industrie sau de angajator. Profesia, cu toate acestea, are legătură între ele datorită asemănărilor din mediile de lucru. Secretarii din diferite locuri de muncă îndeplinesc aceleași îndatoriri și responsabilități. Acest lucru afectează operațiunile organizației. Iată câteva îndatoriri standard și principale care sunt îndeplinite de secretari în diferite setări de lucru:

1. Recepţie

Când vine vorba de posturile din biroul general, îndatoririle secretarilor includ acordarea de ajutor noilor lucrători și vizitatori în a-și găsi drumul în organizație. Unele dintre rolurile tipice includ direcționarea vizitatorilor către departamentele și birourile corespunzătoare. De asemenea, le arată noilor angajați posturile lor de lucru în prima zi. În general, ei proiectează imaginea de ansamblu a companiei, oferind o primire profesională și de clasă mondială vizitatorilor biroului.

Citeste si

Diferența dintre conducere și management

2. Depunere

Un alt rol principal al secretarilor este gestionarea dosarelor clienților și lucrătorilor. De asemenea, ele stochează înregistrările produse care sunt esențiale pentru referințe viitoare. În exemplul unui cadru spitalicesc, este rolul secretarelor să întocmească dosarul pacientului în timpul întâlnirii cu asistenta sau medicul. Îl stochează și când programarea este încheiată. Ei plasează fișierele în ordine alfabetică și folosesc cel mai recent și mai simplu sistem de arhivare pentru stocare ușoară și recuperare rapidă.

3. Corespondenta

Când vine vorba de setarea biroului, secretarele fac adesea legătura pentru apelurile telefonice primite și ieșite și corespondența prin corespondență. Ei preiau apelurile telefonice de la clienți, clienți, parteneri de afaceri. Ele ajută, de asemenea, la rezolvarea întrebărilor postate de clienți sau redirecționează clienții pentru îndrumări suplimentare către departamentul corespunzător. Aceștia acționează și prin efectuarea de apeluri telefonice în numele conducerii atunci când comunică informațiile clienților.

Ei programează întâlniri și fac întrebări ulterioare. Luarea notițelor este o abilitate esențială pentru secretare, în special din partea managerilor. Ei pregătesc, de asemenea, nota sau scrisorile și screening-urile e-mailurilor. De asemenea, ei notează procesele-verbale în timpul întâlnirilor oficiale.

4. Managementul documentelor

Documentele sunt esențiale pentru organizație și este responsabilitatea exclusivă a secretarului să le gestioneze. Aceasta se realizează prin copierea documentelor pentru expediere prin poștă sau distribuție internă. Documentele trebuie, de asemenea, să fie trimise prin fax de la firmă clienților, potențialilor parteneri de afaceri sau clienților. Ei primesc, de asemenea, faxurile primite pe măsură ce sunt îndrumați către departamentul corespunzător.

De asemenea, distribuie documentele angajaților și clienților prin diferite forme, cum ar fi e-mail, Excel, Word și foi de calcul. De asemenea, secretarii corectează și redactează e-mailurile înainte de a le trimite către canalele corespunzătoare.

5. Sarcini generale de birou

Când vine vorba de birouri mici, rolurile unui secretar pot fi diverse în îndeplinirea sarcinilor de serviciu de rutină și a unei alte sarcini conexe care ajută la munca altora. Aceasta include munca de programare și reprogramare a întâlnirilor care fuseseră inițial anulate. Include, de asemenea, comanda de rechizite de birou, luarea de note și pregătirea băuturilor răcoritoare pentru vizitatori.

6. Suport

Un rol important al unui secretar este oferirea de sprijin managerului sau managerilor din diferite departamente din organizație. Chiar dacă stațiile de lucru pot diferi, altele fiind complexe sau ocupate să atribuie fiecărei echipe de conducere un secretar personal. Alte locuri de muncă numesc un secretar pentru a servi unii manageri superiori doar cu directorul executiv cu un secretar personal.

7. Efectuarea sarcinilor zilnice

Unele dintre sarcinile similare care sunt îndeplinite de secretari sunt toate legate de managementul informațiilor. Secretarul gestionează sistemele de înregistrare pe hârtie și electronice. De asemenea, aceștia se ocupă de rutele e-mailurilor și operează o serie de mașini de birou, cum ar fi imprimante, faxuri, computere și echipamente de videoconferință. În alte posturi de lucru, secretarele sunt implicate în dictarea și crearea de rapoarte și scrisori.

Alții revizuiesc, de asemenea, proiectele brute care au fost scrise de manageri. Secretarele trebuie să posede abilități excelente de gramatică și ortografie. De asemenea, trebuie să tasteze rapid și precis și priceput atunci când vine vorba de serviciul clienți. Ei trebuie să aibă cunoștințele tehnice de manipulare a diferitelor programe software pentru computer, care includ baze de date, foi de calcul și grafică.

Citeste si

Institutul Ghana al expeditorilor de marfă cursuri, locație și contacte

Îndatoririle și responsabilitățile secretarului

Se așteaptă ca un secretar să îndeplinească următoarele responsabilități;

Înainte de ședințele comisiei

• Alocarea unei săli în care ar trebui să se desfășoare întâlnirea
• Întâlnirea cu președintele și stabilirea ordinii de zi generale a ședinței
• Trimiterea unui anunț către membrii comisiei cu privire la locul și ora la care este programată să aibă loc ședința și ordinea de zi convenită.
• Pregătirea tuturor documentelor relevante pentru întâlnire cu cel puțin o săptămână înainte de întâlnirea propriu-zisă. Lucrările trebuie să includă, de asemenea, corespondența de la ultima ședință și procesul-verbal, care este o înregistrare a ședinței anterioare.

În timpul ședințelor comisiilor

• Luarea notițelor persoanelor prezente la întâlnire. De asemenea, notând persoanele care nu sunt prezente, dar mai devreme a trimis scuze.
• Circulați și citiți procesul-verbal al ultimei întâlniri, în timp ce răspundeți la întrebări despre procesul-verbal și schimbați procesul-verbal atunci când este necesar.
• Luarea notițelor a ceea ce spun participanții la întâlnire atunci când raportează asupra acțiunii imediate întreprinse. De asemenea, luând act de deciziile luate de comisie.
• Raportarea către comitet a oricăreia dintre scrisorile care au fost scrise de secretar și a oricăror răspunsuri primite pentru a se lua măsuri imediate.

Citeste si

Contacte și birouri ale Comisiei Electorale din Ghana

După şedinţele comitetului

• Întocmirea proceselor-verbale formale din notele luate în timpul ședinței la timp pentru problema la următoarea ședință a comitetului
• Scrierea și trimiterea oricăreia dintre scrisorile pe care comitetul a solicitat anterior să fie tratate.

Rămâne responsabilitatea exclusivă a secretarului să păstreze cele mai recente înregistrări ale următoarelor;

• Numele membrilor comitetului, adresele oficiale și numerele de telefon
• Numele și adresele membrilor asociației comunitare
• Întâlniri la care au participat membrii asociați ai comunității
• Contact important al oficialilor relevanți.

Care sunt sarcinile de secretariat specifice titlului postului?

Există diferite sarcini atribuite diferiților secretari din diferite industrii. Iată care sunt responsabilitățile specifice ale secretarelor care se încadrează în fișa postului.

Responsabilitatile generale ale secretarului

• Asigurarea că ședințele comitetului sunt administrate corespunzător membrilor
• Asigurarea faptului că celelalte întâlniri, cum ar fi AGA și evenimentele, sunt, de asemenea, administrate corespunzător.
• Menținerea evidențelor de membru pentru a se potrivi cu sistemul actual
• Monitorizarea punctelor de acțiune a membrilor comunității luate în timpul întâlnirilor.

Citeste si

Serviciul național Ghana: indemnizație și salariu 2020

Responsabilitati specifice ale secretarului

• Planificarea și pregătirea ședințelor comitetului și a AGA cu alții și repartizarea lor în mod corespunzător. Aceasta include planificarea datelor întâlnirii, trimiterea notificărilor de întâlnire, rezervarea de camere, procese verbale și alte documente relevante. De asemenea, întocmirea ordinii de zi a ședinței de final cu legătura cu președintele.
• Asigurarea că există încă un minut pentru ședințele comitetului. Mai ales când vine vorba de întâlniri închise.
• Înregistrarea cu acuratețe a deciziilor și acțiunilor în procesele-verbale și a raportului la viitoarele ședințe ale comisiei și a progresului acțiunilor cu rezultatele și deciziile formulate în timpul ședințelor.
• Menținerea evidențelor actuale ale membrilor exacte și precise. Mai mult, emiterea reînnoirii avizelor și înregistrarea și cotizațiile de membru cu legătura cu trezorierul.
• Gestionarea corespondenței prin scrisorile scrise și e-mailurile care au fost convenite în timpul reuniunilor comitetului. De asemenea, rezumarea corespondenței și a e-mailurilor primite pentru următoarea întâlnire și redactarea răspunsurilor corespunzătoare.
• Planificarea oricăreia dintre raportările aferente care trebuie făcute. Acesta include raportul anual pentru membrii asociației comunitare.

Citeste si

Au explicat promoțiile Serviciului Educațional din Ghana

Îndatoririle generale

• Asigurarea respectării cerințelor Casei Companiei.
• Asigurarea că ședințele comitetului sunt administrate și înregistrate corespunzător.
• Lista directorilor casei firmelor trebuie, de asemenea, actualizată la starea actuală
• Asigurați-vă că AGA și AGA sunt prezente și înregistrate în mod corespunzător
• Menținerea la zi a evidențelor de membru
• Asigurarea faptului că declarațiile anuale coincid cu organismele de reglementare, după caz, în formatul potrivit.

Există multe oportunități de angajare pentru secretare în diferite sectoare ale economiei. Unii dintre cei mai mari angajatori ai secretarilor sunt incluși în următoarele sectoare;

• Asistenta sociala
• Sănătate
• Educaţie
• Posturi de lucru profesionale
• Organizații religioase
• Guvernul și societățile civile
• Servicii stiintifice si tehnice

Abilitățile și competențele de bază ale secretarilor

1. Angajamentul față de creșterea profesională

Secretarele trebuie să înțeleagă că profesia este în continuă evoluție și, prin urmare, trebuie să-și actualizeze în continuare competențele. Angajatorii depind de ei pentru a îmbunătăți continuu eficiența biroului la locul de muncă prin abilitățile lor. Secretarii pot impresiona angajatorii prelungindu-și pregătirea și căutând alte oportunități pentru a-și îmbunătăți competențele actuale. Acest lucru continuă să crească valorile lor profesionale care sunt legate de abilitățile din CV-ul lor.

Citeste si

Formular de raport lunar NSS pentru taxă 2018

2. Excelente abilități de comunicare

Majoritatea timpului petrecut de secretare sunt la telefon, e-mailuri, rapoarte, scrisori și la recepție. Aceasta presupune folosirea primei impresii asupra convocării ideilor și valorilor întregii organizații. Creșterea continuă a afacerii depinde de modul în care sunt tratați clienții, partenerii și clienții. Secretariatele ar trebui să asculte clienții, să urmeze instrucțiunile și să raporteze feedback. Trebuie să existe stresul abilităților de comunicare verbală și organizațională care vă diferențiază de alți solicitanți.

3. Deschidere către munca în echipă

Secretarii ar trebui să fie deschiși la lucrul în echipă cu alte departamente pentru a se asigura că obiectivele organizației sunt atinse. Aceasta înseamnă că ar trebui să se aplice inovația, colaborarea și munca grea. Aceștia ar trebui să ia inițiative pentru a se asigura că îmbunătățesc eficiența locului de muncă.

CITEȘTE ȘI : Alți trei manageri de top din spatele lui Menzgold au fost identificați

Citeste si

Sfaturi pentru descărcarea formularului de evaluare NSS 2018

Pe lângă abilitățile de mai sus, secretarele trebuie să posede și abilități interpersonale, multitasking și să fie atenți la detalii. Deoarece este o muncă destul de stresantă, ei ar trebui să aibă și abilități de gestionare a stresului din contribuția substanțială a muncii. Atribuțiile unui secretar se pot extinde și pot varia de la diferite industrii. Există o creștere continuă a valorii secretarilor, creând astfel mai multe oportunități.

În cazul în care sunteți încântat de perspectiva de a lucra la un birou de recepție, fiți pregătit să sporiți influența asupra operațiunilor organizației. De asemenea, asigurați-vă că învățați îndatoririle unui secretar într-o organizație. Trebuie să existe o îmbunătățire a calificărilor pentru a te deosebi de restul secretarilor. Pentru a dobândi mai multe abilități și competențe în profesia de secretariat, sunteți îndemnat să vă înscrieți la diferitele cursuri de Administrație și Secretariat.

CITEȘTE ȘI:

• Nana Addo numește secretarul executiv la un briefing de presă crucial
• Lista companiilor de mobilă din Ghana 2018